Chính sách bảo mật

Tóm tắt

Chính sách này áp dụng cho Lytchie Club Card: trang web, tài khoản salon cùng ứng dụng dành cho salon và thẻ club dạng số của khách hàng.

Đối với trang web, tài khoản salon và ứng dụng dành cho salon, bên kiểm soát dữ liệu là nhà cung cấp: Nguyen Thi Thai Chinh, To 4B Tran Nguyen Han, TP Bac Giang 26110, Vietnam, e-mail info@lytchie.com.

Đại diện tại Liên minh châu Âu (Điều 27 GDPR): theQ GmbH, Kurt-Schumacher-Str. 22, 30159 Hannover, Đức · Giám đốc điều hành: Van Cuong Vu · Email: info@lytchie.com

Đối với dữ liệu trên thẻ club của khách hàng, bên kiểm soát là chính salon phát hành thẻ; chúng tôi chỉ xử lý theo ủy quyền của salon đó (Điều 28 GDPR).

Chúng tôi không dùng công cụ quảng cáo hay phân tích, không nhúng phông chữ hoặc mã của bên thứ ba và không bán dữ liệu cho ai.

Việc mở khóa bằng Face ID, Touch ID hoặc vân tay là tự nguyện và được thực hiện ngay trên thiết bị: chúng tôi lưu mã nhận dạng của khóa, khóa công khai của thiết bị, thuật toán chữ ký, một bộ đếm, các cách kết nối mà khóa hỗ trợ, tên thiết bị cùng thời điểm thiết lập và lần dùng gần nhất — không có dữ liệu sinh trắc học nào đến với chúng tôi.

Camera chỉ được dùng ngay trên thiết bị: ứng dụng dành cho salon — trên trình duyệt cũng như trong ứng dụng iPhone — chỉ dùng camera để đọc mã QR (thẻ của khách và mã kết nối điện thoại quét) và, nếu muốn, để chụp ảnh làm logo. Hình ảnh từ camera được xử lý trên thiết bị; khi quét, chúng tôi chỉ nhận mã đã đọc được. Không có hình ảnh nào được lưu hay gửi đi — trừ logo do salon tự tải lên.

Nhắc giờ bốc thăm (chỉ trong ứng dụng iPhone): khi salon đang có chương trình bốc thăm trúng thưởng, ứng dụng có thể hẹn trên thiết bị một thông báo 15 phút trước giờ bốc thăm và hiển thị đồng hồ đếm ngược trên màn hình khóa (Live Activity). Cả hai đều do chính thiết bị tạo ra, không qua máy chủ của chúng tôi, và không có thêm dữ liệu nào gửi đến chúng tôi; quyền gửi thông báo có thể thu hồi bất cứ lúc nào trong phần cài đặt của iPhone.

Tài khoản salon lưu tên hiển thị: với tài khoản chủ salon là tên do chủ salon tự đặt (ban đầu là tên salon), với điện thoại quét là tên của điện thoại đó; tên này chỉ hiện trong ứng dụng dành cho salon của chính salon đó, ví dụ trong lịch sử, khi đổi thưởng và khi trả lời đánh giá.

Khi đóng dấu, ứng dụng gửi kèm múi giờ của thiết bị (ví dụ “Europe/Berlin”) chỉ để kiểm tra xem có đang trong giờ đóng dấu hay không; múi giờ này không được lưu.

Không có người được chỉ định làm cán bộ bảo vệ dữ liệu theo Điều 37 GDPR; nhà cung cấp nêu trên chịu trách nhiệm về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và tự trả lời các yêu cầu.

Đối tượng của dịch vụ

Chúng tôi cung cấp phần mềm này cho các salon trong Khu vực Kinh tế châu Âu, thị trường chính là Đức; ngoài ra chúng tôi hướng đến các salon tại Hoa Kỳ, Úc và Việt Nam.

Chúng tôi không quảng cáo tại Anh hay Thụy Sĩ, không niêm yết giá bằng bảng Anh hoặc franc và không chỉ định người đại diện ở hai nước đó. Tại Canada chúng tôi cũng không quảng cáo; vì salon ở đó vẫn có thể phát hành thẻ nên phần hướng dẫn cho Canada đã được đưa sẵn vào bản tiếng Anh. Việc một salon nhập địa chỉ ở nước khác, tự nó, chưa phải là lời chào hàng hướng đến nước đó.

Với salon tại Việt Nam, ngoài GDPR còn áp dụng pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam; salon là bên kiểm soát nên tự mình thực hiện những gì pháp luật đó yêu cầu. Phần nói về pháp luật Việt Nam ở dưới là về trụ sở của nhà cung cấp, không phải về trụ sở của salon. Nếu salon hướng thẻ club của mình đến người dùng tại Việt Nam thì pháp luật Việt Nam còn có thể yêu cầu lưu dữ liệu tại Việt Nam — phần đó cũng nêu rõ điều này.

Đại diện tại Liên minh châu Âu (Điều 27 GDPR)

Người đại diện được chỉ định tại Liên minh châu Âu theo Điều 27 GDPR:

theQ GmbH, Kurt-Schumacher-Str. 22, 30159 Hannover, Đức · Giám đốc điều hành: Van Cuong Vu · Email: info@lytchie.com

Người đại diện hành động cho nhà cung cấp ở cả hai vai trò: bên kiểm soát đối với tài khoản salon, trang web và ứng dụng dành cho salon, và bên xử lý đối với dữ liệu trên thẻ club do các salon giao.

Khách hàng và cơ quan giám sát có thể liên hệ với người đại diện này thay cho hoặc bên cạnh nhà cung cấp; điều đó không hạn chế bất kỳ quyền nào đối với chính nhà cung cấp (Điều 27 khoản 5 GDPR).

Dữ liệu trên thẻ club

Trên thẻ chỉ bắt buộc tên gọi. Ngày sinh là tự nguyện: khách tự điền một lần duy nhất trên thẻ đã lập, chỉ ở những salon dùng gói Pro hoặc gói Max, và chỉ để có quà sinh nhật; không có ngày sinh thì không có quà. Salon có thể sửa hoặc xóa ngày sinh đã điền; khi đó thời điểm sửa gần nhất được lưu lại. Thành phố không còn được thu thập cho thẻ mới (thẻ cũ có thể vẫn còn lưu).

Ngoài ra chúng tôi lưu số khách hàng của salon, từng con dấu kèm thời điểm, tên ghi trên con dấu (thường là tên người đã đóng dấu; khi dùng quét nhanh là tên mà salon đã chọn cho việc này) và tài khoản của salon đã đóng dấu, các thẻ đầy, quà sinh nhật, phản hồi về mức độ hài lòng (kèm câu trả lời của salon và ghi chú salon đã mời đánh giá trên Google hay chưa), các tin nhắn của salon gửi đến thẻ — kể cả lời mời đánh giá trên Google, lời nhắc quay lại và tin nhắn về chương trình bốc thăm — (kèm thời điểm và ghi chú đã đọc), quà tặng của salon (nội dung, thời điểm tặng và đổi), đăng ký thông báo của trình duyệt, mã nhận dạng thẻ trong Apple Wallet hoặc Google Wallet và ngôn ngữ đã chọn. Nếu salon đặt thời hạn cho phần thưởng hoặc quà tặng thì ngày hết hạn cũng được lưu.

Mỗi thẻ có một mã mời bạn bè ngắn — mã này không bí mật và không phải địa chỉ bí mật của thẻ; nếu một thẻ được lập qua lời mời thì thẻ mới ghi lại thẻ nào đã mời. Khách tự chia sẻ liên kết mời từ thẻ của mình; chúng tôi không gửi hộ và không biết khách gửi cho ai, và cả hai bên chỉ nhận thưởng khi thẻ mới có con dấu đầu tiên.

Nếu salon bật câu hỏi về mức độ hài lòng, thẻ sẽ hỏi khách sau lần ghé — theo số lần ghé và thời gian chờ do salon chọn — bằng ba biểu tượng mặt cười và, nếu muốn, một đoạn văn bản; việc trả lời là tự nguyện. Salon thấy câu trả lời kèm tên gọi và số khách hàng, có thể trả lời một lần, tặng quà và mời khách đánh giá salon trên Google. Phần mềm đưa ra lời mời này như nhau cho mọi phản hồi, bất kể nội dung ra sao; lời mời hiện thành tin nhắn trên thẻ, kèm liên kết Google của salon. Khi khách mở liên kết, điều khoản của Google được áp dụng; chúng tôi không biết khách có đánh giá hay không và đánh giá thế nào.

Với chương trình bốc thăm trúng thưởng của salon, mỗi con dấu trong thời gian đã đặt là một lượt tham gia; số lượt được tính từ con dấu; chỉ khi bạn trúng thưởng, số lượt của thẻ tại thời điểm bốc thăm mới được lưu, cùng với tổng số người tham gia và tổng số lượt của mỗi chương trình (không kèm tên). Khi bốc thăm, chúng tôi lưu lại thẻ nào trúng thưởng — salon thấy tên gọi và số khách hàng — và giải thưởng xuất hiện trên thẻ dưới dạng quà tặng. Bên tổ chức là salon, không phải chúng tôi và cũng không phải Apple hay Google.

Buổi bốc thăm diễn ra đúng giờ đã báo và được phát trực tiếp trên thẻ club của salon và trong ứng dụng dành cho salon; ngay trước đó, một tin nhắn trên thẻ mời khách vào xem. Số khách hàng cũng chính là mã số dự thưởng. Trên thẻ của người khác, người trúng thưởng chỉ hiện số khách hàng, không bao giờ hiện tên gọi; tên gọi chỉ hiện với salon. Để mọi thẻ chiếu cùng một buổi bốc thăm, kết quả sau đó được đặt tại địa chỉ của chương trình — các giải thưởng và số khách hàng của người trúng thưởng; các quả bóng khác trong lồng quay số không mang số nào — không có tên gọi và không có tổng số lượt.

Giải thưởng phải được nhận tại salon trong vòng 30 ngày kể từ ngày bốc thăm; quá hạn thì giải tự hết hiệu lực, thẻ nhận được thông báo và salon thấy trong ứng dụng rằng một giải đã hết hạn. Salon chỉ có thể trao giải, không thể thu hồi. Giải chỉ được trao khi khách xuất trình giấy tờ tùy thân có tên trùng với tên gọi trên thẻ — vì thẻ có thể chuyển cho người khác, còn giấy tờ thì không; giấy tờ chỉ được xem, không lưu, không ghi lại và không sao chụp. Ghi chú thẻ nào trúng thưởng được giữ đến khi thẻ bị xóa, kể cả khi salon ẩn danh sách người trúng thưởng trong ứng dụng.

Mục đích duy nhất là vận hành chương trình khách hàng thân thiết: đếm con dấu, phát và đổi thẻ đầy, hiển thị thẻ luôn cập nhật, gửi thông báo (con dấu, thẻ đầy, tin nhắn của salon và lời nhắc quay lại) và — nếu salon sử dụng — hỏi về mức độ hài lòng, thay mặt salon mời khách đánh giá trên Google, thưởng cho việc mời bạn bè cũng như tổ chức và phát trực tiếp chương trình bốc thăm.

Dữ liệu được lưu cho đến khi khách hàng tự xóa thẻ, salon xóa thẻ hoặc salon đóng tài khoản; nếu salon chuyển sang nhà cung cấp khác thì sau khi báo chấm dứt, salon còn một khoảng thời gian chuyển tiếp và truy xuất để tải dữ liệu về, sau đó dữ liệu bị xóa. Khi ấy trong sổ của salon chỉ còn lại những con số không gắn với tên ai.

Khách hàng phải từ 16 tuổi trở lên mới được lập thẻ.

Quà sinh nhật chỉ được trao tại salon khi khách XUẤT TRÌNH giấy tờ tùy thân; giấy tờ chỉ được xem, không lưu, không ghi lại và không sao chụp.

Khách hàng có quyền yêu cầu cung cấp thông tin, sửa, xóa, hạn chế xử lý, mang dữ liệu đi, phản đối và khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu.

Ngay dưới cùng trang thẻ có hai liên kết “Dữ liệu của tôi” (tải về tệp chứa các dữ liệu lưu trên thẻ, ghi bằng ngôn ngữ của thẻ: tiếng Đức hoặc tiếng Việt, các ngôn ngữ khác thì bằng tiếng Anh) và “Xóa thẻ” (xóa vĩnh viễn); những việc khác xin liên hệ salon.

Qua địa chỉ của thẻ, tên gọi và ngày sinh trên thẻ đang hoạt động không sửa được — đó là cách bảo vệ thẻ trước bất kỳ ai có được địa chỉ của thẻ. Nếu ngày sinh bị nhập sai, salon có thể sửa hoặc xóa trong ứng dụng của salon; các con dấu của bạn được giữ nguyên, và thời điểm sửa gần nhất được lưu lại. Muốn sửa tên gọi thì phải xóa thẻ và lập thẻ mới; các con dấu không chuyển sang thẻ mới, vì vậy nên trao đổi với salon trước lần ghé tiếp theo.

Nếu yêu cầu liên quan đến thẻ club được gửi cho chúng tôi, chúng tôi chuyển ngay cho salon và không tự trả lời.

Mua gói Pro hoặc gói Max trong ứng dụng iPhone (Apple App Store)

Nếu ứng dụng iPhone có bán gói đăng ký thì giao dịch mua gói Pro hoặc gói Max đi qua App Store của Apple: Apple thu tiền với tư cách bên kiểm soát dữ liệu riêng, theo chính sách bảo mật của chính Apple. Chúng tôi không thấy phương thức thanh toán, số thẻ hay địa chỉ xuất hóa đơn và cũng không biết Apple ID.

Từ Apple, máy chủ của chúng tôi chỉ nhận những gì cần để bật và tắt gói đã mua: mã nhận dạng của giao dịch và của gói đăng ký, sản phẩm đã mua, việc giao dịch diễn ra trong môi trường thử nghiệm hay môi trường thật, thời điểm kết thúc kỳ đã thanh toán, gói có tự gia hạn hay không, giao dịch có bị thu hồi hay không và Apple có gia hạn thanh toán hay không. Apple cũng báo cho máy chủ khi tình trạng này thay đổi; chúng tôi lưu các thông tin đó cùng tài khoản salon.

Để Apple báo đúng salon, giao dịch mang theo mã tài khoản của salon — mã này không chứa tên cũng không chứa thông tin liên hệ. Hóa đơn cho gói mua qua App Store do Apple cấp, không phải chúng tôi.

Salon có thể tự xóa tài khoản của mình trong ứng dụng (Menu → Tài khoản & bảo mật); nếu đang có gói đăng ký mua qua trang web thì phải hủy gói đó trước. Gói mua trong ứng dụng iPhone không chấm dứt khi xóa tài khoản — gói đó do Apple quản lý và phải hủy tại Apple.

Sau khi tài khoản salon bị xóa, nhật ký của nền tảng chỉ giữ lại một ghi chú về việc xóa, không kèm dữ liệu khách hàng: tên salon, gói, thời điểm, các con số tổng (ví dụ có bao nhiêu thẻ và con dấu) và mã băm của địa chỉ e-mail liên hệ — không phải chính địa chỉ đó; mã băm chỉ giúp nhận biết một yêu cầu sau này có đến từ cùng địa chỉ hay không. Ghi chú này chỉ dùng để chứng minh việc xóa đã diễn ra và vào lúc nào (Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR) và được giữ chừng nào còn cần cho mục đích đó.

Dữ liệu trên thẻ club không liên quan đến việc mua gói: giao dịch chỉ liên quan đến tài khoản salon.

Cookie, nhật ký máy chủ và nhà cung cấp phụ

Chúng tôi chỉ dùng cookie kỹ thuật cần thiết: sid cho phiên đăng nhập của ứng dụng dành cho salon và card_… để trình duyệt nhớ đúng thẻ của mình; vì vậy không cần hộp xin phép cookie. Không có cookie ngôn ngữ: các trang dành cho khách và các văn bản pháp lý này lấy ngôn ngữ từ cài đặt ngôn ngữ của trình duyệt hoặc từ lựa chọn ngôn ngữ trên trang (được ghi vào địa chỉ trang); ngôn ngữ của thẻ được lưu cùng với thẻ.

Ngoài ra, ứng dụng dành cho salon lưu một vài thông tin trong bộ nhớ của trình duyệt hoặc của ứng dụng trên thiết bị: ví dụ ngôn ngữ và chế độ hiển thị, khóa Face ID nào thuộc về thiết bị này và — chỉ trong ứng dụng iPhone, chỉ trên điện thoại của chủ salon — bộ đếm số con dấu đã đóng và số ngày đóng dấu, để ứng dụng chỉ xin đánh giá trên App Store sau một thời gian sử dụng. Trên thẻ club, trình duyệt chỉ ghi nhớ bạn đã bật hay tắt âm thanh của buổi bốc thăm trực tiếp và bạn đã thu gọn mục nào (“Lưu thẻ”, “Quà sinh nhật”) trên thiết bị này, cũng như phần thưởng nào đã được hiển thị kèm hiệu ứng ở đó (thẻ đầy: thời điểm; quà sinh nhật: ngày cuối còn hiệu lực; giải thưởng rút thăm hoặc quà tặng của salon: mã định danh), để hiệu ứng không chạy lại mỗi lần bạn mở thẻ — theo từng thẻ, kèm số khách hàng của bạn, không bao giờ kèm địa chỉ bí mật của thẻ. Các thông tin này chỉ phục vụ việc sử dụng trên chính thiết bị đó; chúng tôi không phân tích chúng.

Máy chủ xử lý địa chỉ IP trong thời gian ngắn để hạn chế truy cập lạm dụng và để tìm lỗi. Báo cáo lỗi kỹ thuật được xóa sau 90 ngày.

Các nhà cung cấp phụ gồm Railway (vận hành, máy chủ tại Amsterdam), Supabase (cơ sở dữ liệu tại Frankfurt), Resend (gửi e-mail cho chủ salon), Apple và Google (nếu khách lưu thẻ vào Wallet), dịch vụ thông báo của các hãng trình duyệt (Apple, Google, Mozilla, Microsoft — máy chủ không nhận địa chỉ thông báo của dịch vụ nào khác), Stripe (thanh toán gói Pro và gói Max), OpenStreetMap (định vị địa chỉ salon, đặt tại Anh) và Cloudflare (phân giải tên miền).

Apple và Google là bên kiểm soát dữ liệu riêng khi họ vận hành ví điện tử của mình và khi Apple bán gói đăng ký qua App Store; khi đó áp dụng chính sách bảo mật của họ.

Một số nhà cung cấp có trụ sở tại Hoa Kỳ; việc chuyển dữ liệu dựa trên điều khoản hợp đồng mẫu của Ủy ban châu Âu hoặc khuôn khổ EU-US Data Privacy Framework. Bạn có thể yêu cầu chúng tôi gửi bản sao các điều khoản này bất cứ lúc nào.

Không có quyết định tự động hay lập hồ sơ cá nhân theo Điều 22 GDPR.

Trụ sở của nhà cung cấp và việc chuyển dữ liệu ra nước thứ ba

Nhà cung cấp đặt trụ sở tại Vietnam — một nước thứ ba chưa có quyết định công nhận mức bảo vệ tương đương của Ủy ban châu Âu.

Dữ liệu chỉ được lưu lâu dài trên máy chủ trong Liên minh châu Âu: ứng dụng chạy tại Amsterdam (Railway), cơ sở dữ liệu đặt tại Frankfurt am Main (Supabase); nơi nhà cung cấp đặt trụ sở không duy trì kho dữ liệu nào. Khi phải tải dữ liệu về để tìm lỗi, dữ liệu đó được xóa ngay sau khi khắc phục xong, không giữ lại bản sao lâu dài.

Để vận hành, bảo trì và hỗ trợ, nhà cung cấp truy cập các hệ thống này từ xa từ Vietnam qua kết nối được mã hóa.

Đối với dữ liệu trên thẻ club, salon là bên kiểm soát và chúng tôi là bên xử lý; việc chuyển dữ liệu này dựa trên điều khoản hợp đồng mẫu của Ủy ban châu Âu (Quyết định thi hành (EU) 2021/914), Mô-đun 2, và là một phần của hợp đồng xử lý dữ liệu mà mỗi salon ký kết khi đăng ký. Đối với tài khoản salon, trang web và ứng dụng dành cho salon, chính chúng tôi là bên kiểm soát và chúng tôi chỉ truy cập hệ thống của chính mình trong Liên minh châu Âu.

Nhà cung cấp còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026); pháp luật Việt Nam áp dụng bổ sung chứ không thay thế GDPR.

Với những thẻ club không hướng đến người dùng tại Việt Nam, dữ liệu không nằm trên máy chủ tại Việt Nam, nên cơ quan nhà nước Việt Nam không truy cập trực tiếp được vào các hệ thống đó; nhà cung cấp chỉ truy cập từ xa qua kết nối được mã hóa và không giữ bản sao lâu dài. Nếu pháp luật Việt Nam yêu cầu lưu dữ liệu của một thẻ tại Việt Nam, chúng tôi sẽ nêu rõ tại đây và trong hợp đồng xử lý dữ liệu. Nếu nhận được yêu cầu của cơ quan nhà nước, nhà cung cấp kiểm tra tính ràng buộc pháp lý, sử dụng các biện pháp phản đối sẵn có, chỉ cung cấp trong phạm vi bắt buộc và thông báo cho salon liên quan trước, hoặc ngay khi lệnh cấm thông báo cho phép.

Hợp đồng xử lý dữ liệu

Hướng dẫn theo khu vực (chỉ có trong bản tiếng Anh)

Đối với salon và khách hàng tại Hoa Kỳ, Úc và Canada, bản tiếng Anh của chính sách này có thêm phần hướng dẫn riêng ở cuối trang, trong đó nêu quyền của bạn và nơi tiếp nhận khiếu nại.